Jakość danych w małej firmie e-commerce
Współczesne organizacje, nawet te małe, coraz częściej opierają swoje działania na danych. Systemy takie jak CRM, WMS, ERP czy platformy e-commerce generują ogromne ilości informacji, które powinny wspierać codzienne decyzje operacyjne i strategiczne. Niestety, bardzo często zdarza się, że firmy zaniedbują jakość danych, co prowadzi do poważnych problemów biznesowych, a w konsekwencji do realnych strat finansowych.
Jakość danych to nie tylko kwestia techniczna. To fundamentalny aspekt, który wpływa na sprawność działania procesów sprzedażowych, obsługi klienta, logistyki czy księgowości. Zła jakość danych oznacza błędne decyzje, nieefektywność, utratę zaufania klientów oraz wyższe koszty operacyjne. W praktyce każda organizacja powinna zwracać uwagę na kilka podstawowych wymiarów jakości danych, aby uniknąć takich ryzyk.
Krótka przerwa w poście… Spójrz na powyższą grafikę. Oburzające jest to jak AI wygenerowało ten prosty obrazek. Przecież to nie ma sensu… Pomyśl jednak co dzieje się z informacjami, cenami, opisami, czy dostępnością na sklepie jaką widzi klient, gdy taki śmietnik panuje w Twoich systemach IT. Co wtedy generują nawet najbardziej zaawansowane modele analityczne jakie posiada Twoja organizacja? Oburzenie klientów jest znacznie większe. Klienci realnie chcą coś kupić co jest im potrzebne w danym momencie, a Twoja renoma bazuje na informacjach jakie widzą.
Wracając jednak do tematu tego postu. Jednym z kluczowych wymiarów jakości danych jest dokładność. Dane powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy. Przykładem może być sytuacja w małej firmie, która korzysta z CRM do obsługi swoich klientów. Jeżeli dane kontaktowe w systemie są błędne, handlowcy tracą czas na próby kontaktu z nieaktualnymi numerami telefonów czy adresami e-mail. To przekłada się bezpośrednio na mniejszą liczbę domkniętych transakcji i niższe przychody.
Kolejnym wymiarem jest kompletność. Dane muszą być pełne i zawierać wszystkie wymagane informacje. W systemie ERP, który wspiera procesy księgowe i magazynowe, brak pełnych danych o kontrahentach, takich jak numery NIP czy adresy dostawy, skutkuje opóźnieniami w realizacji zamówień i problemami z wystawianiem faktur. W efekcie firma naraża się na przestoje i niezadowolenie klientów.
Istotna jest także aktualność danych. Dane powinny być na bieżąco weryfikowane i aktualizowane. W przypadku systemu WMS, który zarządza stanami magazynowymi, nieaktualne informacje o ilości towaru na stanie mogą prowadzić do sytuacji, w której klient zamawia produkt, który w rzeczywistości jest niedostępny. Skutkiem są anulowane zamówienia, utrata sprzedaży i spadek zaufania do firmy.
Nie można pominąć spójności danych. Informacje powinny być jednolite we wszystkich systemach, z których korzysta organizacja. Jeśli dane produktowe w platformie e-commerce różnią się od tych w systemie ERP, może dojść do błędnych opisów, cen czy stanów magazynowych na stronie sklepu internetowego. Klient, który zamówi produkt w nieaktualnej cenie lub otrzyma inny towar niż oczekiwał, prawdopodobnie zrezygnuje z dalszej współpracy.
Zaniedbanie jakości danych prowadzi nie tylko do strat finansowych, ale również do poważnych konsekwencji wizerunkowych. Firma, która nie potrafi zarządzać informacjami, traci zaufanie swoich klientów i partnerów biznesowych. W skrajnych przypadkach może to oznaczać konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych z reklamacjami, karami umownymi czy nawet sankcjami prawnymi.
W poprawie jakości danych pomagają narzędzia data governance oraz data lineage. Data governance to zestaw polityk, procedur i standardów, które definiują, kto odpowiada za dane, w jaki sposób są one zbierane, przetwarzane i przechowywane. Dzięki wdrożeniu dobrego ładu danych organizacja może systematycznie podnosić jakość swoich informacji. Data lineage, czyli śledzenie pochodzenia danych, pozwala zrozumieć, skąd dane pochodzą, jak się zmieniały w czasie i jakie procesy na nie wpływały. Umożliwia to szybsze wykrywanie źródeł błędów oraz zapobieganie ich powtarzaniu w przyszłości.
Kluczową rolę w całym procesie zarządzania danymi odgrywa również hurtownia danych. To centralne repozytorium, które integruje dane ze wszystkich systemów organizacji, zapewniając ich spójność i dostępność w jednym miejscu. Dzięki hurtowni danych możliwe jest bieżące monitorowanie jakości danych, przeprowadzanie analiz oraz raportowanie, co bezpośrednio wpływa na lepsze decyzje biznesowe.
Podsumowując, jakość danych to fundament, bez którego żadna nowoczesna organizacja nie jest w stanie efektywnie funkcjonować. Inwestycja w data governance, data lineage i hurtownię danych to krok, który pozwala małym firmom nie tylko minimalizować ryzyka, ale również budować przewagę konkurencyjną na rynku. Dbanie o jakość danych to nie koszt, ale strategiczna inwestycja, która zwraca się wielokrotnie.
